Download Freewww.bigtheme.net/joomla Joomla Templates Responsive
Понедельник, 10 сентября 2012 13:59

Подготовка ресторана к банкету

Автор
  • Печать
  • Эл. почта

Проведение корпоративных мероприятий и банкетов может стать хорошей основой для финансового благополучия ресторана. Однако вопросы о том, как правильно продавать банкетные услуги, грамотно составить банкетное меню и, в конце концов, вести переговоры с клиентом, до сих пор волнуют не только начинающих рестораторов. Анализ отдельных моментов, обзор типичных ошибок поможет даже опытному специалисту сделать проведение мероприятий в своем заведении безупречным.

 

ПОРЯДОК И ПРАВИЛА ПРИЕМА ЗАКАЗА

 

Правильная организация приема заказа на банкет способствует успешному его проведению. Заказ на обслуживание принимает менеджер или метрдотель, который уточняет вид банкета (свадьба, юбилей и др.). Если перед вами частный заказчик, то вам предстоят, как правило, длительные и подробные устные переговоры. Если же заказчик корпоративный, стоит учитывать, что представитель, проводящий с вами переговоры — не ключевое лицо. И вам нужно найти контакт как с посредником, так и, через него, с самим заказчиком, для этого могут пригодиться различные рекламные и презентационные материалы.

 

Заказчика ознакомят с помещением, планом расстановки столов и размещения гостей, согласовывается дата и время проведения банкета, количество участников, состав по возрасту, полу, национальности, метод обслуживания (банкет с полным или частичным обслуживанием), предполагаемую стоимость заказа, особенности оформления банкетного зала, подачи аперитива, вид музыкального обслуживания.

 

В заказе указывается номер телефона, адрес и фамилия заказчика, порядок расчета (наличный, безналичный или по кредитной карте). После предварительного согласования меню заказчик оплачивает предоплату, на принятые деньги ему выписывают приходный кассовый ордер и квитанцию к нему.

Размер предоплаты зависит от многих факторов. Если заказчик — частное лицо, меню — стандартное, не нужно запрашивать предоплату больше минимальной (30%). Если заказ сложный, с множественными коррекциями меню, в ваших интересах договориться о внесении 100% предоплаты. С корпоративным клиентом, которого вы не знаете, разумнее работать на тех же условиях, что и с частным. А с постоянным заказчиком или компанией с солидной репутацией вполне допустимо ограничиться гарантийным письмом.

 

При окончательном согласовании меню (не позднее чем за два дня до начала торжества) менеджер или метрдотель совместно с заказчиком составляет заказ-счет в пяти экземплярах, который утверждается директором предприятия и служит расчетным документом.

В процессе обслуживания могут быть сделаны дополнительные заказы, которые оплачиваются наличными деньгами. Они фиксируются на обратной стороне заказа-счета. Если в день проведения банкета поступил отказ, заказчик должен оплатить предприятию фактически понесенные расходы, то есть стоимость блюд, которые не могут быть реализованы (истек срок реализации, отсутствует возможность передать изделия для продажи в зале и др.) по продажным ценам. Заказчик может распорядиться с этой продукцией по своему усмотрению.

 

По окончании проведения банкета для возмещения причиненного ущерба (бой или пропажа посуды, приборов, салфеток и нанесение других убытков предприятию по вине гостей) заказчику выписывают счет, а деньги приходуются кассой.

 

СОСТАВЛЕНИЕ МЕНЮ

 

Заказчику можно предложить несколько вариантов заранее подготовленного меню («жесткое» меню) или вновь составить его с учетом возможного изготовления блюд и закусок, не входящих в меню ресторана. В каждом из этих вариантов есть как сильные, так и слабые стороны. «Жесткое» меню ставит выбор клиента в определенные рамки, но с другой стороны, требует от него минимальной предоплаты «Гибкий» подход, из-за того, что придется закупать непривычные позиции, предполагает более высокую предоплату и, возможно, больше времени на подготовку.

 

РАСЧЕТ СТОЛОВОЙ ПОСУДЫ, ПРИБОРОВ

 

Все столовые приборы делятся на: основные (индивидуального пользования), с помощью которых едят, и вспомогательные (коллективного пользования), с помощью которых нарезают, раскладываю или перекладывают из общего блюда (салатника, вазы и т.п.) в тарелки гостя. Стоит иметь в виду, что меню нужно составлять, учитывая и комплектность посуды и оборудования. Например, если клиент заказывает шампанское на большое количество гостей, подумайте и посчитайте бокалы прежде, чем предлагать десерт, который подается в этих же фужерах.

 

РАСЧЕТ СТОЛОВ И СКАТЕРТЕЙ

 

Для обслуживания банкетов рекомендуется использовать раскладные столы: они портативны и удобны для раскладывания. Расстановка столов зависит от конфигурации зала и количества гостей. На каждого участника банкета должна приходиться площадь стола длиной от 60 до 80 см.

Самой популярной тканью столового белья для банкетных залов сейчас считается смесовая — полиэстер плюс хлопок. Такие скатерти — маломнущиеся, но их, в любом случае, нужно гладить перед проведением мероприятий для дезинфекции и нейтрализации стирального порошка и прочих химических веществ. Столы накрывают банкетными скатертями так, чтобы на оси стола проходила четко проглаженная середина. С краев стола скатерть спускается на 20-30 см, с торцов на 25-30 см. Края и углы так же должны быть хорошо отглажены.

 

ОБСЛУЖИВАНИЕ ГОСТЕЙ

 

Особенность организации банкетов заключается в том, холодные закуски, вино-водочные изделия, воды и фрукты на стол официанты ставят до прихода гостей.

После приема холодных закусок делается перерыв на 20-30 минут, во время которого гости смогли бы поздравить друг друга, подарить подарки и потанцевать, а официанты убрать освободившиеся блюда, тарелки, приборы и пустые бутылки и заменить их чистой посудой и приборами для подачи горячих блюд.

Чтобы избежать ошибок, заранее важно продумать наличие столиков для грязной посуды, которые должны хорошо просматриваться. Подумайте, стоит ли использовать привычные подносы для уборки грязной посуды? Хороший вариант — использование трей-джеков.

 

Очень важно закрепить за персоналом личные зоны ответственности не только на столе, но и функционально: за напитки, за сбор посуды и т.д.

 

После рассадки гостей на свои места официант помогает гостям откупоривать бутылки и разливает напитки. Бутылки должны быть чистыми, без сколов и трещин и иметь цельную заводскую упаковку и этикетку, на которой указаны наименование и характеристики напитка.

 

Особое внимание следует уделять температуре напитков и соблюдению правил их хранения, которые влияют на их вкусовые качества. Соки подают в кувшинах и иметь температуру 8-12 градусов. Этикетки всех бутылок должны быть обращены к гостям.

 

ПЕРСОНАЛ

 

Официант в течение всего банкета занят непосредственно обслуживанием его участников. Квалифицированная работа, элегантный вид, доброжелательное, тактичное и внимательное отношение к гостям являются обязательным и условиями культуры обслуживания и способствуют созданию хорошего настроения гостей. От официантов требуется дисциплина, организованность, безусловное выполнение всех распоряжений и указаний метрдотеля. Работа персонала должна быть быстрой, но спокойной и уверенной без суеты и спешки.

 

Следует помнить, что ни одна просьба гостя не должна остаться без внимания. Официант должен знать, кто из его коллег работает в предыдущем и последующим секторе для своевременного и организованного входа в зал и выхода из него: он должен запоминать очередность подачи закусок, блюд напитков, схему организации обслуживания для индивидуальной работы и работы в паре с другими официантом.

Качество обслуживания во многом зависит от правильного распределения обязанностей между официантами и их слаженной совместной работы.

Однако в «банкетном» режиме есть сложность с мотивацией официантов, ведь на чаевые здесь расчитывать не приходится. Поэтому нужно придумывать и предпринимать различные возможности поощрения сотрудников, чтобы качество сервиса, а значит и имидж заведения, не пострадали.

 

ЧАСТО ВСТРЕЧАЮЩИЕСЯ ОШИБКИ

Независимый консультант по ресторанному и кейтеринг-сервису Кирилл Погодин, г Москва, выделяет следующие моменты:

  • Слишком медленный забор грязной посуды как следствие плохой организации (в особенности на мероприятиях делового формата), что приводит к неопрятному виду зала и оставляет у гостей негативное впечатление.
  • Неприветливость и нерасторопность персонала по причине низкой мотивации.
  • Возникновение хаоса из-за непродуманной рассадки, расстановки буфетных линий, прочих пространственных недоработок. Гость всегда ведет себя в соответствии с предлагаемыми обстоятельствами, если его поведение кажется вам странным, значит, вы предложили ему некомфортные условия.
  • Недостаточная твердость в отстаивании своих профессиональных позиций, слишком большая уступчивость по отношению к клиенту. Ответственность за все недочеты, возникшие из-за непрофессиональных реений, несет организатор со стороны ресторана.
  • Путаница, неразбериха, возникшая по причине плохо выстроенной системы соподчинения персонала. Если число сотрудников, находящихся у вас в подчинении, резко превышает нормы управляемости (7+-2), необходимо ввести систему промежуточных звеньев и разбить персонал на группы.
  • Убытки, понесенные вследствие того, что была затребована недостаточная предоплата (на закупку неходовых позиций),а заказчик по каким-либо причинам изменил свое решение.
  • Конфликты, недовольство, возникшие из-за того, что ограничения (по времени работы кухни, персонала и т.д.) не были озвучены на этапе переговоров.
Олег

Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Вам понравится