Четверг, 04 октября 2018 10:32

r_keeper о том, как заработать на банкетах

Written by

Организация банкетов – очень востребованная и выгодная услуга. Ресторан заранее знает, сколько материальных, человеческих и продуктовых ресурсов ему потребуется. В каких объемах следует осуществить закупки, сколько персонала привлечь и сколько денег выделить в зарплатный фонд. Четкое планирование и безупречный сервис – два условия, которые делают мероприятия выгодными для ресторана. Специалисты r_keeper делятся секретами организации и автоматизации идеального банкета.

Плановая экономика

Гарантированное планирование и прогнозируемая выручка – самое приятное в организации банкетов. Россияне обожают проводить праздники и тратить на них деньги. Поэтому чаще всего рестораны не ограничиваются типовым меню, а разрабатывают комплексное, включающее салаты, основные блюда, напитки, десерты. В итоге объем еды, рассчитываемый на одного человека, варьируется в диапазоне от 0,5 до 1,5 кг. Разумеется, когда гости приходят в ресторан поужинать, они столько не съедают, поэтому банкеты априори финансово выгодны. Еще один важный момент: некоторые гости приходят в заведение на организованное мероприятие впервые, и если им все понравится, они обязательно потом зайдут сюда еще.

Существенную роль в банкетном бизнесе играет сезон. Золотая пора банкетов – свадебное лето и период новогодних праздников. Обеспечить заполненность зала круглый год способны только деловые мероприятия, набирающие оборот в последнее время. Если ресторан по местоположению, внутреннему антуражу и меню подходит под проведение официальных приемов, стоит включить и их в перечень предлагаемых мероприятий.

Зависимость от сезона сглаживается у кейтеринговых компаний. В посткризисный период заметно вырос спрос на проведение выездных фуршетов на выставках, форумах, частных мероприятиях.

Банкетная площадка

Выгодно ли держать отдельно банкетный зал или лучше иметь ресторан с возможностью закрыть его под банкет – вопрос риторический. «Есть несколько важных параметров, без которых организация банкета крайне затруднительна. В первую очередь необходим зал площадью более 140 кв. метров. Если помещение слишком большое, можно разделить его на несколько залов: маленький подойдет для празднования дней рождений и проведения деловых встреч, более просторный – для юбилеев, корпоративных праздников и свадеб. В этом случае вы закроете потребности разных гостей и корпоративных заказчиков и не упустите прибыль, охватив более широкую аудиторию. Часто хорошие залы для банкетов располагаются в местах, не слишком удобных с точки зрения транспортной доступности, такие площади не подходят для стандартного ресторана, зато могут эффективно использоваться исключительно под праздники», – советует бренд менеджер r_keeper Юлия Камаева.

Бывает, что рестораторы боятся: к ним перестанут ходить, если они закроют ресторан на время банкета. Стоит помнить, что лояльные гости скорее всего отнесутся к этому с пониманием, все-таки ресторан – это бизнес. К тому же иногда закрытие под банкет играет заведению на руку: возникает любопытный эффект – гостям хочется посмотреть, чем так выделилось заведение, что его арендуют под праздники.

«Тем не менее, закрывать заведение под банкет не всегда выгодно, особенно если праздник проводится в высокий сезон, а вместимость зала небольшая. В этом случае нужно просчитать прогнозируемую выручку стандартного дня и сравнить ее с банкетными расчетами. В этом поможет система автоматизации ресторана r_keeper. Управляющий заведением, имеющий доступ к отчетам, может выгрузить и сравнить выручку в обычные дни, в выходные и в праздники. На основе статистики, а не собственных предположений, можно будет сделать вывод о том, стоит ли закрывать ресторан на банкет», – советует Юлия Камаева из r_keeper.

Изучаем матчасть

Основные параметры для расчета любого банкета – вместимость площадки, количество посадочных мест, продолжительность мероприятия, время суток, сезон, бюджет мероприятия и меню.

Различают несколько типов банкетов: банкет-чай, банкет-коктейль, банкет с полным обслуживанием или без. Например, банкет с полным обслуживанием означает, что во время сервировки ни блюда, ни напитки на стол заранее не ставят, подача осуществляется непосредственно во время торжества строго по расписанию. Обычно это мероприятия высокого уровня – приезд иностранной делегации, встреча какого-либо высокопоставленного лица.

Стандартный банкет – это банкет с частичным обслуживанием, который предусматривает произвольную рассадку гостей и предварительное накрытие столов. Главная составляющая банкет-коктейля – барная стойка, на которой расставляют напитки, закуски, десерты. Чайная церемония, по аналогии, предполагает подачу чая и кондитерских изделий.

Сводим счеты

Чтобы обсчитать банкетный ассортимент, нужен перечень всех блюд, а также технологические карты на каждую позицию и закупочные цены. Калькуляция требуется, чтобы понять перемещения и списания продуктов, предотвратить воровство или завышение норм производственных потерь.

Конечная цена банкета складывается из закупочных цен на сырье, постоянных и переменных затрат. Не бывает двух одинаковых по стоимости мероприятий, бюджет каждого конкретного ивента просчитывается индивидуально, здесь невозможно работать по шаблону. Даже если закупочная цена на продукты одна и та же, не факт, что оплата труда официантов и поваров, затраты на логистику и оборудование будут аналогичными. Последние два пункта сильно варьируются в кейтеринге. Из сметы невозможно исключить тенты и шатры, если мероприятие проводится на отрытой площадке. Все эти расходы закладываются в стоимость одного банкетного места. Сюда же входят расходы на декорирование помещения, посуду, ремонт мебели. В особых случаях требуется оборудование для специальных блюд, для разделки мяса при гостях, тележка для торта, бенгальские огни и так далее.

Продуктовые закупки рассчитывают исходя из количества гостей и объема меню. Число официантов, задействованных в мероприятии, подбирают из расчета один человек на большой стол с 8–10 посадочными местами.

Разумеется, абсолютно недопустимо использовать некачественные блюда, несвежие продукты и допускать недовесы. Исключить это поможет автоматизация склада с r_keeper StoreHouse, позволяющая полностью контролировать процесс управления производством.

«Система “прогоняет” все движение товара, приход, расход, комплектацию, рассчитывает фудкост, проводит инвентаризацию с уведомлением о выявленных излишках или недостаче. Есть возможность автоматического калькулирования блюд с привязкой к конкретной дате праздника. В отчетах r_keeper StoreHouse легко настроить фильтры, “привязаться” к конкретному складу, выгрузить данные по дате. Система поддерживает ЕГАИС и отображает все данные об обороте алкогольных напитков. Со StoreHouse интегрируется приложение “Оператор производства”, задача которого – контролировать приход и расход, оформлять сличительные ведомости, списания и фиксировать порчу. Вес каждого блюда в приложение заносится автоматически с использованием подключенных к компьютеру весов», – рассказывает Юлия Камаева.

Встроенный модуль «Банкетные заказы» в системе управления r_keeper v.7 позволяет быстро и эффективно вести в ресторане учет заказов на банкеты:

  • создавать заказы на будущее мероприятие с указанием даты, времени, количества гостей, информации о госте, сделавшем заказ (имя, телефон и т.д.)
  • принимать предоплату на созданный заказ с выдачей фискального чека для гостя в случае необходимости
  • вводить блюда в банкетный заказ (т.е. предварительное меню) с указанием даты и времени печати сервис-чека для поваров
  • распечатать договор (пречек) в формате А4.
  • Редактирование заказа на банкет может осуществляться в любое время. В день банкета заказ автоматически становится доступным для официантов.

Модуль «Банкетные заказы» входит в стандартную поставку системы r_keeper_7 для ресторанов полного сервиса.

Чего изволите?

В классическом банкетном меню все разделы универсальны – это салаты, холодные и горячие закуски, основное блюдо, фрукты и, конечно, десерт. Дополнить ассортимент можно позициями, которые будут готовиться на глазах у гостей. Это может быть как горячее, так и десерт. Такой подход добавит в праздник элемент шоу.

Состав блюд зависит от формата мероприятия. Если предусмотрена порционная раздача, то в качестве закусок подается что-то универсальное. На фуршетный стол ставят сразу все блюда, чтобы каждый смог выбрать понравившееся; здесь важно учесть удобство и простоту потребления блюд и мобильность подачи. При выборе основного блюда обычно отталкиваются от возможностей самого ресторана и его гастрономической специализации. «Оформлением блюд занимается бренд-шеф. Стандартный подход по количеству еды: банкет на пять часов – не менее 1 кг на человека (и 2 л безалкогольных напитков), фуршет – не менее 700 г. Более полутора килограммов еды на человека закладывать никто не советует, у гостя может возникнуть ощущение, что за еду он переплачивает, особенно если блюда не съедаются целиком и обветриваются», – говорит Юлия Камаева из r_keeper.

Для того чтобы поддерживать ощущение праздника, важна каждая мелочь, в том числе сервировка стола. Не менее значимы посуда и столовые приборы. Желательно, чтобы они были дорогими и хорошо начищенными.

Многое зависит от желаний гостей: будут ли на столе деликатесы, оригинальная сервировка и декор, предъявляются ли особые требования к обслуживающему персоналу. Обговаривать меню должен лично шеф-повар, поскольку он лучше любого банкетного распорядителя сможет объяснить гостю тонкости приготовления и подачи блюд. Не лишним будет прописать весь регламент и тайминг мероприятия, включая прогноз времени, затрачиваемого на логистику, приготовление блюд, заказ и доставку от поставщика сырья.

Чтобы выбор пал именно на ваш ресторан, следует предложить несколько вариантов банкетного меню. Подвести гостя к «правильному выбору» довольно просто. Когда гость сравнивает экономичный вариант со средним по цене, он видит, что разница в бюджете невелика, но во втором случае будут поданы уже, к примеру, стейк и красная икра, тогда как в первом – надоевшая куриная грудка и белая рыба. Важно выстроить простую логику и аргументировать затраты закупочными ценами – на ту же красную рыбу и икру. Если гость начинает колебаться, просто предложите ему бонус – блюда от шефа или эксклюзивную подачу.

«Самые ходовые блюда для банкета – простые и понятные. Дорогое меню от шеф-повара редко пользуется спросом. Домашнюю кухню скорее предпочтут изысканным салатам с раковыми шейками, фуа-гра и запеченной утке. Людям важно не ошибиться в качестве еды и выбрать оптимальный вариант по соотношению цена-качество. Стоит учитывать, что больше всего рестораны зарабатывают на напитках. Любые жидкости – вода, чай, кофе выгодны для заведения, из алкоголя высокая накрутка идет на вино и коктейли, менее выгодны крепкие напитки», – рассказывает Юлия Камаева. В среднем накрутка на напитки достигает 200–300%.

Профессиональная команда

Качественный банкет немыслим без слаженной команды. Обычно управленческий состав включает банкетного менеджера, администратора ресторана, шефа и су-шефа. Если заведение ни разу не практиковало организацию и проведение банкетов, есть смысл пригласить независимого специалиста, который пропишет всю технологическую цепочку.

Работу банкетного менеджера можно сравнить с работой эффективного менеджера по продажам, который умеет, не навязываясь, предложить свои услуги, владеет ситуацией, использует индивидуальный подход и быстро решает проблемы заказчиков. Если повара готовят с душой, официанты безупречны, то и гости останутся довольны и порекомендуют ресторан знакомым и друзьям.

Рецепт качественного обслуживания прост: чем меньшее число гостей обслуживает официант, тем лучше его работа. В идеале официанта не должно быть видно – как он убирает посуду, разливает напитки и подает блюда. Оптимальный вариант: на одного официанта не более 10 человек (максимум 20), обычно это один стол.

Очень грубая ошибка – несоблюдение тайминга, задержка подачи блюд допустима только при обычном обслуживании, на банкетах это очень плохо. Несогласованность по времени выноса блюда означает, что связь с кухней нарушена, в итоге горячие блюда остывают и обветриваются, а салаты начинают «течь». Другая распространенная ошибка – навязчивость официантов. Не стоит отнимать у гостей тарелки, с которых они еще едят или где еще осталось много еды.

Чтобы команда работала на результат, должна существовать четкая, понятная система премирования персонала. Если она действует, каждый сотрудник будет заинтересован в том, чтобы банкет прошел хорошо.

Откуда брать клиентов

Каждый ресторан использует собственные методы – одни вкладываются в рекламное продвижение, другие используют личные связи и организуют праздники «для своих», третьи предпочитают стратегию холодных звонков и обзвон постоянных гостей.

По данным экспертов r_keeper, 97% гостей приходят по наружной рекламе. Остальные 3% – завсегдатаи заведения, их друзья и знакомые, которым порекомендовали это место. Крупные компании накануне сезона совершают «теплые» звонки тем гостям, которые уже приходили в заведение. Предлагают отметить дни рождения или делают специальные предложения в преддверии новогодних праздников. Данные о днях рождения легко узнать, если заведение практикует бонусные системы, использует электронное меню и систематически собирает данные о посетителях. Так, продукты r_keeper, интерактивное меню r_keeper CRM, позволяют выгружать аналитические сводки о транзакциях, среднем чеке, предпочтениях, днях рождения каждого гостя, а также получать обратную связь (оценка блюд, работы официанта, пожелания к заведению и т.д.).

Важная статья маркетингового бюджета – управление онлайн-репутацией. Люди больше верят «живым» отзывам в интернете, нежели вкусной картинке в глянце, огромной растяжке на главном проспекте и рекламной публикации в соцсетях. Если банкет был организован плохо, негатив в сети не заставит себя ждать. Следить за отзывами и контролировать качество обслуживания – первичные условия для формирования репутации заведения.

Существенные бонусы приносят договорные отношения с ведущими мероприятий. Если востребованный ведущий «привязан» к какому-то банкетному залу, то поток заказов гарантирован. Дружба с конферансье выгодна заведению: хороший шоумен имеет свою наработанную базу клиентов, которые периодически заказывают праздники. Это отличный канал рекламы и маркетинга, ведь он постоянно продвигает себя.

Построение личного бренда шеф-повара также играет на руку заведению и может использоваться в продвижении банкетных услуг. Интересен опыт популярного повара, участника кулинарных шоу, Сергея Малаховского: меню своих ресторанов он периодически выкладывает в соцсети, чтобы люди осознавали уровень качества еды и привлекательность подачи блюд.

Всем известно, что люди обожают подарки. Поэтому, чтобы гость ушел довольным и поделился впечатлениями с друзьями, ресторану следует подготовить сюрприз. Это не обязательно должен быть торт, подойдет цветочная композиция, необычное украшение, элементы сервировки в цвет одежды именинника(цы), если речь идет о дне рождения. Не стоит размениваться на мелочи: брать штрафы за разбитую посуду, выставлять счет за хлеб и так далее. Все это отражается на имидже заведения и может работать как на его продвижение, так и на создание негативного впечатления.

Банкеты по-прежнему востребованы и способны приносить заведению прибыль. Важно только организовывать их по всем правилам, используя автоматизированные системы, учиться на ошибках и вкладываться в развитие своих услуг.

Пообщаться с представителями r-keeper вы сможете на выставке HORECA by Kazan 2018 24-26 октября на стенде компании "ИНТЕГРО"

г. Казань, ул. Гвардейская, д. 16а, тел. (843) 238-75-55

Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

www.kkm16.ru

www.iknopka.ru www.iknopka.ru

 

 

Редакция "Линия Вкуса"

Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Новости партнеров

  • Голосование Tatarstan Top Hotels & Restaurants Award

    Голосование Tatarstan Top Hotels & Restaurants Award

  • Официальное мобильное приложение выставки Horeca by Kazan 2018

    Официальное мобильное приложение выставки Horeca by Kazan 2018

  • III Республиканская премия Tatarstan Top Hotels & Restaurants Award 2018

    III Республиканская премия Tatarstan Top Hotels & Restaurants Award 2018

  • 1
  • 2
  • 3

Интересное

© 2018 Линия Вкуса. Все права защищены.Design & Development by Julia Buleyko

Search